Przechowalnictwo

Wersja do wydrukuPDF version

Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej - oferta


Archiwum Państwowe we Wrocławiu informuje, że uzyskało z dniem 1 kwietnia 2003r. (na podstawie ustawy z dnia 18 grudnia 2002r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw – DzU nr 241, poz. 2074) uprawnienia do prowadzenia działalności usługowej w zakresie przechowywania dokumentacji o czasowym okresie gromadzenia, w tym dokumentacji osobowej i płacowej.


Archiwum Państwowe przedstawia poniżej ofertę kompleksowej usługi dotyczącej przechowywania i obsługi tej dokumentacji:


1) Archiwum Państwowe działając na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity DzU nr 97 z 2006r. poz.673, z późn. zm.) w pełni gwarantuje, iż przekazana do AP na przechowanie dokumentacja będzie gromadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi przez okresy przewidziane w tych przepisach i nie zostanie przedwcześnie - celowo czy przypadkowo – zniszczona.


2) Archiwum Państwowe dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi dla przechowywania dokumentacji ,zapewnia też, iż przekazana dokumentacja zabezpieczona będzie przed utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.


3) Archiwum Państwowe gwarantuje ponadto, iż przekazana dokumentacja będzie udostępniana zgodnie z przepisami archiwalnymi i innymi przepisami,w tym że przestrzegane będą postanowienia ustawy o ochronie danych osobowych.


4) Archiwum Państwowe zatrudnia pracowników o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych, co zapewnia profesjonalną obsługę przekazanej na przechowanie dokumentacji.


5) Archiwum Państwowe gwarantuje także, iż po upływie obowiązujących okresów przechowywania przekazana na przechowanie dokumentacja będzie wybrakowana zgodnie z obowiązującymi przepisami.


6) Archiwum Państwowe oferuje też – w przypadku, gdy przekazywana na przechowanie dokumentacja nie będzie zarchiwizowana, tj. uporządkowana, opisana, odpowiednio ułożona i zewidencjonowana – usługi w tym zakresie.


Archiwum Państwowe pragnie podkreślić, że oferowana przez AP usługa w zakresie przechowywania, porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji jest korzystna z następujących względów:


1) oferta AP jest kompleksowa, obejmuje bowiem porządkowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie całości dokumentacji danej jednostki organizacyjnej. 


2) proponowane przez AP ceny są konkurencyjne i mogą być negocjowane.


3) status Archiwum Państwowego sprawia, że nie jest ono instytucją zagrożoną likwidacją, a to daje gwarancję, iż przekazana na przechowanie dokumentacja będzie zachowana i przechowywana przez cały wymagany przepisami okres.

4) dokumentacja przekazana AP przechowywana jest we Wrocławiu lub - w zależności od lokalizacji jednostki organizacyjnej przekazującej akta na przechowanie - w Oddziałach AP w Legnicy, Kamieńcu Ząbkowickim, Jeleniej Górze, co jest korzystne dla byłych pracowników, umożliwia im bowiem łatwy dostęp do tej dokumentacji bez konieczności jej poszukiwania w innych miejscowościach poza Dolnym Śląskiem.

KONTAKT:


Archiwum Państwowe prosi – w przypadku zainteresowania ofertą – o kontakt z

p. mgr Beatą Kajzer-Pasternak (tel. 071 328 81 01 w. 48) dla omówienia szczegółowych kwestii związanych z realizacją tej oferty oraz zapoznania się z cennikiem świadczonych przez Archiwum usług.


Przekazywanie dokumentacji do Archiwum Państwowego


Przekazywanie dokumentacji do Archiwum odbywa się na podstawie umowy przechowania dokumentacji – wzór umowy (do pobrania)

Przekazywana na przechowanie dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z poniższymi zasadami:


Zasady porządkowania akt osobowych

  • wyłączyć spośród akt osobowych części metalowe
  • ułożyć pisma w podziale na części A,B,C, w porządku chronologicznym tak, by pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu, a najnowsze na spodzie, przy zachowaniu następującej kolejności : podanie o przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz, dokumentacja z poprzednich miejsc zatrudnienia (świadectwa pracy, opinie),odpisy akt stanu cywilnego i odpisy świadectw nauczania dotyczące okresu sprzed zatrudnienia w jednostce własnej, umowa o pracę i jej zmiany, dokumentacja przebiegu zatrudnienia
  • angaże, nagrody ,odznaczenia, odpisy świadectw nauczania z okresu zatrudnienia, urlopy bezpłatne i wychowawcze - w porządku chronologicznym, itp., podanie o zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy, opinia
  • przeszyć akta po wzmocnieniu ich grzbietu tekturką
  • opisać dokładnie teczkę (lub kopertę) z aktami osobowymi - zgodnie z załączonym wzorem opisu akt osobowych (do pobrania)
  • ułożyć koperty z aktami alfabetycznie i zewidencjonować je w numeracji ciągłej na formularzu spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu.
  • Wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania)


Zasady porządkowania dokumentacji kategorii B25

  • analogicznie jak akta osobowe – wyłączyć pism nieistotne (wtórniki pism,brudnopisy),części metalowe,pozostałe akta ułożyć chronologicznie sprawami (od sprawy najwcześniejszej na wierzchu teczki) i chronologicznie w obrębie spraw, ponumerować zapisane strony (ołówkiem), przeszyć teczki aktowe i opisać je zgodnie ze wzorem opisu teczki aktowej (do pobrania) ,a następnie ułożyć teczki w porządku rzeczowo-chronologicznym (teczki o tym samym tytule obok siebie) oraz zewidencjonować je na formularzu spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu – wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania)


Zasady porządkowania innej dokumentacji kategorii B

  • wyjąć akta z segregatorów, skoroszytów, obłożyć akta tekturowymi okładkami
  • przeszyć teczki aktowe
  • opisać dokładnie teczki aktowe – wzór opisu teczki aktowej (do pobrania)
  • ułożyć akta rzeczowo, a teczki o tym samym tytule w porządku chronologicznym
  • karty wynagrodzenia ułożyć alfabetycznie, tak by wszystkie karty danego pracownika znalazły się obok siebie w porządku chronologicznym
  • zewidencjonować teczki aktowe na formularzu Spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu – wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania)

 

Ważne odnośniki: