Przechowalnictwo

Wersja do wydrukuPDF version

Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej


Archiwum Państwowe we Wrocławiu informuje, że świadczy usługi w zakresie wydawania kopii z dokumentacji osobowej i płacowej o czasowym okresie przechowywania, która została przekazana do Archiwum na podstawie umów przechowywania dokumentacji.


W przypadku pytań związanych z problematyką prawidłowego przygotowania dokumentacji do przekazania do przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, proponujemy kontakt z  mgr Beatą Kajzer-Pasternak (tel. 071 328 81 01 w. 48, mail: b.kajzer@ap.wroc.pl).

Przekazywana na przechowanie dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z poniższymi zasadami:


Zasady porządkowania akt osobowych

  • wyłączyć spośród akt osobowych części metalowe
  • ułożyć pisma w podziale na części A,B,C, w porządku chronologicznym tak, by pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu, a najnowsze na spodzie, przy zachowaniu następującej kolejności: podanie o przyjęcie do pracy, życiorys, kwestionariusz, dokumentacja z poprzednich miejsc zatrudnienia (świadectwa pracy, opinie),odpisy akt stanu cywilnego i odpisy świadectw nauczania dotyczące okresu sprzed zatrudnienia w jednostce własnej, umowa o pracę i jej zmiany, dokumentacja przebiegu zatrudnienia
  • angaże, nagrody, odznaczenia, odpisy świadectw nauczania z okresu zatrudnienia, urlopy bezpłatne i wychowawcze - w porządku chronologicznym, itp., podanie o zwolnienie z pracy lub wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy, opinia
  • przeszyć akta po wzmocnieniu ich grzbietu tekturką
  • opisać dokładnie teczkę (lub kopertę) z aktami osobowymi - zgodnie z załączonym wzorem opisu akt osobowych (do pobrania)
  • ułożyć koperty z aktami alfabetycznie i zewidencjonować je w numeracji ciągłej na formularzu spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu.
  • Wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania)


Zasady porządkowania dokumentacji kategorii B25

  • analogicznie jak akta osobowe – wyłączyć pism nieistotne (wtórniki pism,brudnopisy), części metalowe,pozostałe akta ułożyć chronologicznie sprawami (od sprawy najwcześniejszej na wierzchu teczki) i chronologicznie w obrębie spraw, ponumerować zapisane strony (ołówkiem), przeszyć teczki aktowe i opisać je zgodnie ze wzorem opisu teczki aktowej (do pobrania), a następnie ułożyć teczki w porządku rzeczowo-chronologicznym (teczki o tym samym tytule obok siebie) oraz zewidencjonować je na formularzu spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu – wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania)


Zasady porządkowania innej dokumentacji kategorii B

  • wyjąć akta z segregatorów, skoroszytów, obłożyć akta tekturowymi okładkami
  • przeszyć teczki aktowe
  • opisać dokładnie teczki aktowe – wzór opisu teczki aktowej (do pobrania)
  • ułożyć akta rzeczowo, a teczki o tym samym tytule w porządku chronologicznym
  • karty wynagrodzenia ułożyć alfabetycznie, tak by wszystkie karty danego pracownika znalazły się obok siebie w porządku chronologicznym
  • zewidencjonować teczki aktowe na formularzu Spis zdawczo-odbiorczy akt i oznaczyć je numerem ewidencyjnym z tego spisu – wzór spisu zdawczo odbiorczego (do pobrania)

 

Ważne odnośniki: